Skip to content

Quelle est la meilleure base de connaissances parmi les ERMS ?

08/06/2009

Attention ! Attention ! c’est une fausse question (donc la réponse vous décevra peut-être…)

Ce que j’écris ici s’appuie sur une très courte utilisation de l’ERMS Verde d’Ex Libris (Verde qui n’est plus commercialisé pour le moment, puisque Ex Libris réfléchit d’abord à son intégration dans leur futur URMS) et de ce que j’ai pu lire et entendre ici ou là.

1. La grande (dés)illusion

Comme d’autres personnes, pour d’autres outils, j’ai été déçu des carences de la base de connaissance de Verde : en effet contrairement à ce que nous pensions, il ne suffisait pas de cocher dans les cases des bouquets que nous achetions pour gérer nos collections. Cela se produisait tout de même, et assez souvent, mais :

  • parfois Verde n’avait jamais entendu parler du bouquet en question : nous ne retrouvions aucun titre, ou aucun produit à peu près identique avec approximativement la même liste de titres.
  • parfois le bouquet n’avait rien à voir avec celui que nous avions effectivement acheté.
  • parfois un bouquet était défini comme « sélectif » : il contenait 25.000 titres, et c’était à nous de cocher les 200 auxquels nous étions effectivement abonnés.
  • parfois c’était bien les mêmes titres, mais les états de collection n’avaient rien à voir.

Ces différents problèmes avaient des raisons diverses. Il me semble que les deux essentielles étaient :

  1. certains titres sont inconnus parce que c’est un petit éditeur français…
  2. les états de collections ou la liste des titres ne correspondent pas à ce que nous avons acheté, parce que le marché américain est très différent du marché français.

Bref, de même que pour notre format Marc bien à nous, nous pouvions pleurer de n’être pas nés là-bas.

Ce qui est certain, c’est que les autres ERMS, qui ont également une base de connaissance, connaissent aussi des hiatus entre leur contenu et ce que voudraient y voir figurer les responsables de la doc élec dans nos établissements.

2. La vérité est ailleurs

Verde s’est révélé finalement tout à fait gérable, pour la raison suivante : il permettait des imports / exports de fichiers CSV.

Généralement, lorsque nous nous abonnions à un nouveau bouquet, l’éditeur nous fournissait une liste de titres, avec ISSN, URL, état de collection, éventuellement indexation.

Muni de ce fichier nous vérifiions alors si le bouquet était connu de Verde. Et voici comment étaient traités les différents cas de figure :

  1. le bouquet est dans Verde, avec les bonnes infos dedans. Chouette, on clique, ça exemplarise, c’est fini.
  2. le bouquet n’est pas dans Verde. On peut créer une notice de bouquet. Puis on charge la liste des revues (avec les noms de champs qu’attend Verde) avec le plus d’infos possibles, et surtout Titre, ISSN, états de collection, URL, en précisant que ces revues doivent être rattachées au bouquet qu’on vient de créer.
  3. le bouquet est dans Verde, mais les états de collection ne correspondent pas du tout. On charge un fichier à deux colonnes : nos états de collections, avec les ISSN pour faire la jointure (colonne appelée « Match »). Le chargement corrige alors les anciens états de collections avec les nouveaux, pour les ISSN trouvés.
  4. le bouquet est dans Verde, mais contient 30.000 titres alors que nous n’en avons que 574. Nous entrons un fichier à 2 colonnes : la liste de nos ISSN dans la colonne « Match » et en face la valeur « Production » (ou une valeur similaire) pour signifier que toute revue correspondant à l’un de ces ISSN doit être mis en production, c’est-à-dire exemplarisé dans notre bouquet. Le reste du bouquet (les 29.426 autres titres) reste « invisible ».

Si bien qu’avec une base de connaissances importante mais déficiante (et toutes, elles vous décevront car la vérité n’est pas de ce monde), l’essentiel est : qu’a prévu l’éditeur de la base pour manipuler celle-ci par masses ?

Puis-je importer, exemplariser, exporter, etc. de façon licite (qu’on ait simplement le droit de le faire sans casser la garantie) et simple (parce que, le XSL ou le SQL, c’est sympa — j’adore, même ! —  mais ça dénote une perfectibilité de l’outil) ?

Bien évidemment, la complétude de la base est un aspect important. Mais si vous vous intéressez aux ERMS, penchez -vous surtout sur ces fonctionnalités-là. Notamment parce qu’elles seront plus faciles à juger : si vous vous lancez dans une étude sur l’exactitude d’une base de connaissances, il vous faut un référentiel contenant  la bonne information. Et ce référentiel n’existe pas.

Advertisements
7 commentaires
  1. Stéphanie permalink
    08/06/2009 16:31

    L’A-to-Z d’Ebsco permet également des imports en masse, via un fichier csv. C’est effectivement une fonctionnalité indispensable. Mais une fois qu’on a ainsi importé son bouquet absent de la base de connaissances, quid des mises à jour ? Il faut les faire soi-même. Et c’est quand même un peu pénible …

  2. 08/06/2009 17:01

    @Stéphanie : bien sûr !
    Mais si une fois l’an l’éditeur fourni un fichier CSV mis à jour, c’est une bonne chose que la base de connaissance permette une actualisation de notices existantes (via une jointure sur l’ISSN) et pas seulement un écrasement (avec perte de certaines informations).
    L’AtoZ d’Ebsco le fait aussi ?

  3. Stéphanie permalink
    08/06/2009 17:12

    Dans l’A-to-Z, tu peux :
    – cocher des bouquets / titres de la base de connaissances, dits « managed » (mises à jour prises en charge par Ebsco -et il y a à redire)
    – charger un fichier de titres absents de la base, dits « custom »
    – détruire les titres custom en mettant simplement unY dans la colonne « delete » avant de recharger le fichier
    – pour un titre « managed », indiquer des périodicités différentes de celles que proposent Ebsco, toujours via le fichier csv, en remplissant les colonnes « custom begin » et « custom end »

    Je ne crois pas qu’il soit possible de modifier les données d’un titre custom : il faut détruire le titre et recharger la version actualisée.

  4. 08/06/2009 19:45

    @Stéphanie : et l’AtoZ est-il un ERMS dans le sens où il gère les flux d’abonnements et réabonnements, les rappels de renouvellements d’abonnements, les conditions d’achat (pérenne, abonnement, etc.), l’URL du site d’administration (s’il existe) avec login et mot de passe, stockage des données statistiques (import dans un format standard – bon, il n’y en pas pas vraiment), etc.
    Ou est-ce plutôt un outil de signalement ? J’avoue que ce n’est pas trop clair pour moi…
    Merci beaucoup pour toutes ces informations.

  5. Stéphanie permalink
    08/06/2009 21:22

    Ah non pas du tout, l’A-to-Z, c’est juste un outil de signalement. Mais c’est également la brique base de connaissances de l’ERMS Ebsco, qui offre lui ce genre de possibilités. C’est un outil récent, que je ne connais que par l’aperçu qui en avait été donné à la journée Ebsco l’an dernier.

  6. 08/06/2009 21:27

    Bon ! 😦 Ca reste intéressant à connaître quand même, merci encore !

Trackbacks

  1. A propos des ERMS: retour d’expérience « pintiniblog

Les commentaires sont fermés.

%d blogueurs aiment cette page :