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Gérer les messages Corcat (ou : la politique de la main tendue)

06/12/2010

Je m’efforce d’appliquer la politique de la main tendue évoquée par Daniel : la maîtrise des outils informatiques peut améliorer le quotidien de beaucoup de monde, et pas seulement celui des technophiles.

Logo SudocDepuis quelques jours, les consignes de l’Abes ayant changé, les correspondants Corcat des bibliothèques cataloguant dans le Sudoc, sont quotidiennement submergés de mails : telles notices sont à fusionner, donc d’autres sont à supprimer.

Or tous ces messages sont systématiquement envoyés à l’ensemble du réseau, que votre bibliothèque possède une des notices concernées ou non. Les correspondants Corcat doivent donc ouvrir chaque message pour voir s’ils sont concernés ou non.

Les filtres étaient déjà utile avant, mais ils deviennent vitaux désormais. Ils permettent d’emblée de placer dans les bons répertoires pour en faciliter le traitement :

  • les messages contenant le nom de votre bibliothèque (ou de votre ville)
  • ceux qui ne le contiennent pas, qui se distinguent en :
    1. les mails qui contiennent la liste des bibliothèques, et la vôtre n’y est pas
    2. les mails dont les rédacteurs n’ont pas pris la peine de recopier la liste des bibliothèques — et il vous faut chercher vous-même…

Je prends l’exemple ici avec Thunderbird.

Mettons que vous avez déjà un répertoire « Corcat » où vous stockez tous les messages de cette liste de diffusion. Il vous faut donc y  créer trois sous-répertoires :

  1. Corcat – A traiter
  2. Corcat – Non concernés (votre bibliothèque n’est pas dans la liste)
  3. Corcat – Indéterminé (l’expéditeur n’a pas pris le temps d’indiquer les listes des bibliothèques concernées)

Thunderbird permet de distinguer ces catégories en fonction de mots présents (ou non) dans le corps du message.

Premier filtre : tous les messages dont le Sujet commence par « [CORCAT] » et dont le corps du message contient le nom de votre ville (ou de votre bibliothèque)

Dans l’exemple ci-dessous, je vais faire comme si je travaillais à Paris 3, pour changer

Donc tous les messages arrivant dans ce répertoire en non lus seront à traiter.

Deuxième filtre : tous les messages dont le Sujet commente par « [CORCAT] » et dont le corps du message contient une liste de bib, mais pas la mienne.

Il n’est pas évident de savoir d’avance si le mail contient ou non cette liste. Je propose  : si le mail contient le mot « Paris » mais pas le nom de ma bib (ou de ma petite ville de province), c’est donc qu’il contient une liste de bib dans laquelle ne se trouve pas ma vénérable institution.

Troisième filtre : indéterminé = tous les messages restants (dont le sujet commence par « [CORCAT] »)

Attention ! L’ordre des filtres

La liste des filtres paramétrés apparaît ainsi :

C’est très mauvais, car Thunderbird exécute d’abord le premier filtre avant de passer au second. Donc, vu la manière dont le premier filtre de la liste est paramétré (tous les messages dont le sujet commence par [CORCAT] vont dans le dossier « Indéterminés »), il ne restera plus rien à traiter pour les messages suivants. Donc avec les boutons « Monter » et « Descendre », il faut intervertir l’ordre pour obtenir exactement l’inverse (l’ordre dans lequel vous les avez paramétrés)

Voilà voilà…

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7 commentaires
  1. NaCl permalink
    08/12/2010 20:17

    C’est super. Merci d’avoir partagé le truc. Je reroute à la collègue concernée (dont à ma grande honte) je ne me sius pas encore assurée qu’elle filait bien Bibliothèque reloaded.

  2. 08/12/2010 20:38

    Mes billets s’adressant rarement à des collègues dont le quotidien est le catalogue, je comptais bien sur des lecteurs plus réguliers pour leur signaler celui-là
    — et il y en a un complément pour demain, un peu plus technique, mais aussi simple que possible : il s’agit d’installer des extensions :-).

  3. E.Liard, abonnée Corcat! permalink
    09/12/2010 14:16

    Merci pour cette astuce (et la suivante) – tout est bon pour réussir à gérer Corcat plus efficacement. Si je vous dis que j’ai 545 messages Corcat en attente de lecture, ça ne vous surprendra pas, donc? :o)
    Vous ne pourriez pas me concocter un filtre pour mettre direct à la poubelle les messages type « je vous informe que j’ai changé une virgule sur la notice PPN truc »? Moi ce sont surtout ceux-là qui me donne envie de mettre des claques!
    Je me permets juste de corriger le début de votre post « Depuis quelques jours, les consignes de l’Abes ayant changé[…] » En fait ça a changé depuis juillet, mais les zélés de la fusion se manifestent plus à l’approche de Noël (sans doute pour obtenir plus de cadeaux sous le sapin).

    Merci pour cette précision. Je ne suis pas correspondant catalogue, et je ne vois des messages Corcat que les conséquences sur certains collègues…

    En ce qui concerne les filtres, bonne idée, sauf que. Le deuxième filtre me paraît un peu trop approximatif : une bibliothèque parisienne qui écrit le message sans lister les bibliothèques mentionnera sans doute Paris qq part (au moins en signature) et le message tombera dans le filtre « à ne pas traiter » (grosso modo) alors que notre ILN sera peut-être concerné. Vous me direz « tant pis pour les Parisiens, ils n’ont qu’à lister les bibs ».

    Non non, ce n’est pas mon intention : j’avoue que je n’avais pas pensé à la signature.
    En fait, pour mettre à part ceux qui ne contenaient pas de liste, j’avais essayé d’utiliser la présence ou non d’une URL (puisque les listes sont généralement cliquables). Mais ça ne marche pas.
    Tout de même, ce filtre PARIS peut faciliter les traitements si vous admettez l’idée de les ouvrir tout de même (notez que je n’ai pas suggéré de les passer directement en mode « Lus »), pour une vérification beaucoup plus rapide (un simple survol).

    Mais quand il y a 60 bibs concernées, l’usage est souvent de ne pas les lister, ce qui ne me semble pas répréhensible.
    Un autre problème pour moi : je n’ai pas l’impression que les filtres thunderbird soient très souples. J’ai bien un filtre Corcat, mais si je veux aller au plus précis et créer votre filtre n°1, je me trouve coincée, parce que mon ILN regroupe plusieurs villes. Il faudrait en effet que je puisse filtrer « contient CORCAT » + « contient ville W ou ville X ou ville Y ou ville Z ». Et ça je n’ai pas trouvé comment faire simplement. J’ai donc créé 4 filtres distincts versés dans un même dossier, ce qui me permet d’obtenir un dossier avec 299 messages qui concernent très certainement mon ILN et un dossier avec 246 qui ne me concernent sans doute pas. Grâce à vous, je reprends espoir!

    Effectivement : pas le choix, il faut plusieurs filtres dans ce cas. Je n’ai pas testé, au sein d’un même champ, les booléens ou le caractère | (qui fonctionne comme le booléen OU chez Google, notamment)

    Sauf que. En fonction de ce que les bibliothèques conservent des messages lorsqu’elles répondent, je me retrouve avec le message original dans un dossier et les réponses déjà apportées dans un autre. Ca ne marche pas. Je suis toute déçue. Mais merci d’avoir essayé de me simplifier la vie, je testerai avec plaisir les prochaines propositions ! ;o)

    Les filtres que j’ai proposé ne traitent effectivement que les messages initiaux : commence par « [CORCAT] ». Mais si vous reprenez les mêmes en mettant que le sujet contientCORCAT, le message initial et les suivants devraient se retrouver dans le même filtre, non ?
    Et je ne doute pas que ce soit perfectible. Au moins cela permet à certains de s’attarder un peu sur les filtres pour améliorer autant que possible leur quotidien.

  4. E.Liard, abonnée Corcat! permalink
    09/12/2010 16:46

    Concernant le dernier point, le problème ne porte pas sur Corcat ou pas Corcat mais sur la présence du nom de la ville ou pas. Si la bib qui répond supprime la liste de bibs concernées pour raccourcir un peu le message, le mail tombe dans le dossier « ne contient pas le nom de ma ville ».
    Pour l’URL, ça n’aurait effectivement pas marché, les listes cliquables sont plutôt découragées car elle découle d’un simple copié-collé de WinIBW et la plupart du temps ça crée un problème de lisibilité dû à un mauvais encodage (ah hem, j’explique comme je le comprends, mais pour vous ça doit voler un peu bas!)
    Je me permets de tester et commenter sur le sujet parce que j’ai l’expérience de la pratique quotidienne, mais je suis bien contente que quelqu’un qui n’a pas à gérer la liste s’intéresse à mon triste sort de trieuse Corcat! (qui n’a pas que des inconvénients, on a aussi des échanges très constructifs sur Corcat, et c’est dans l’ensemble assez stimulant de constater que le réseau est très actif)

  5. O. Clement permalink
    14/12/2010 09:15

    Bonjour,

    Je suis correspondant catalogage (à Perpignan) et personnellement je ne souffre pas vraiment d’un trop grand nombre de messages à gérer. Je n’ai qu’un filtre par liste (Corcat, Sucat…)
    Les messages sur Corcat sont assez nombreux, mais la grande majorité comporte une liste d’établissements en début de message, et d’un coup d’œil on voit si on est concerné. Si non, le message passe directement à la corbeille.
    Le plus gênant est peut-être de trouver plus de 80 messages quand on revient d’une petite absence. Mais là, bien souvent, le travail de vérification a déjà été fait par les autres et il suffit de vérifier d’éventuelles délocalisations à faire. Si une simple fusion a été effectuée, il n’y a aucun travail à faire en aval ni dans le Sudoc, ni dans le SIGB.
    Il ne faut pas se laisser déborder, mais traiter les messages dans la régularité. Et apporter la présence que l’on peut lui accorder dans son quotidien (à l’impossible nul n’est tenu).
    Quant à la liste Sucat, je trouve que le nombre de messages a sérieusement diminué par rapport au flux énorme d’il y a quelques années.

  6. 14/12/2010 10:42

    @O.Clément : « Il ne faut pas se laisser déborder ». J’apprécie votre componction, et j’y souscris. Je ne souhaite pas favoriser la panique ou l’indignation.
    Ce que je veux dire, c’est que les conditions de travail des correspondants Corcat ont nécessairement évolué : avant, il y avait quelques messages par semaine, maintenant il y a plusieurs messages par jour (si j’ai bien compris — car je ne suis pas moi-même destinataire de cette liste de diffusion).
    A partir du moment où il y a plus de messages, et où il faut compter un temps de travail minimum par message, cela signifie qu’il faut consacrer plus de temps à les traiter.
    « Trop de messages » ne signifierait rien hors contexte, sauf à laisser entendre que certains d’entre eux sont superflus.
    Mais à partir du moment où la masse de documents à traiter augmente, il faut aménager son travail :
    1. soit en diminuant le temps consacré aux autres tâches
    2. soit en supprimant certaines de ces autres tâches (ou en les redistribuant au sein de l’équipe)
    3. soit en traitant plus rapidement chaque message
    4. soit en faisant des heures supplémentaires

    Si le nombre de mails reçus est multiplié par 5 ou 10, l’absence de modification des pratiques peut signifier
    <second degré on>
    1. Que vous passez trop peu de temps sur chaque message (consacrer 2 minutes par jour à Corcat, ou 10 minutes, c’est vrai que ça ne change pas grand chose)
    2. Que vous disposiez d’un temps exagérément libre auparavant, et cette marge de souplesse a disparu, mais vous pouvez continuer à accomplir l’intégralité des tâches qui vous incombent
    3. Que vous allez bientôt craquer</second degré off>

    Ce billet (et le suivant) essaie de suggérer des pistes pour la méthode 3 (aller plus vite)

    « d’un coup d’oeil, on voit si on est concerné » : oui. Mais si c’est faisable automatiquement, pourquoi s’en priver ?
    Et si la liste des bibs est absente, ça nécessite quelques approfondissements (sauf si vous décidez d’ignorer ces messages). D’où le billet suivant aussi.

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