Gérer une base de signets (2/4) : une politique documentaire

J’ai involontairement suscité un effet d’annonce avec le premier billet, et je crains que la suite ne soit pas à la hauteur des attentes. Donc acceptez d’avance mes excuses. Cette série de 4 billets est avant tout un retour d’expérience sur ce qui avait été mis en place et préconisé pour la base de signets de Jubil, le portail documentaire de l’UPMC.

Ce portail contient une base de 1200 signets environ (dont ceux du Cadist en sciences de la Terre). Cette base est interrogeable dès la page d’accueil, en même temps que les autres ressources des bibliothèques (collections imprimées, revues en ligne, e-books et pages du site). Sa gestion est éclatée entre des « correspondants Signets » en sections, les sections étant à la fois disciplinaires (mathématiques, informatique, etc.) et par niveau (L1-L2, L3-M1, M2-D).

Outre la recherche simple par mots-clés, il est aussi possible de naviguer dans toutes les collections en ligne (signets, e-books, revues en ligne et bases de données) par arborescence thématique : 13 disciplines scientifiques définies (dont 4 uniquement pour la médecine), chacune contenant entre 10 et 20 spécialités.

Ces disciplines et spécialités servent aussi à classer les nouvelles acquisitions papier et en ligne. Donc leur nombre et leur dénomination doit correspondre à l’ensemble des documents recensés.

Pour les signets spécifiquement, nous avons aussi désigné 10 types de sites web, dont la liste est certainement insatisfaisante et contestable.

Tout ceci pour vous permettre de mieux comprendre ce qui suit, dans la définition qui en a découlé d’une « politique documentaire » autour de la base de signets.

Par « politique documentaire », j’entends la prise en compte de la base comme d’un fonds spécifique, où les « documents » ont une raison pour y être, et soumis à certaines règles de cohérence :

• vérification de la couverture des collections
• complémentarité entre sections
• dédoublonnage
• désherbage

1. Définition d’une politique documentaire

C’est une nécessité : il s’agit d’assigner un rôle et un contenu plus ou moins flou à cette base :

1. vient-elle uniquement en renfort du site web, qui lui-même mentionne de nombreux sites (dans ses tutoriels, ses supports de formation, etc.)
2. intègre-t-on les questions d’actualités, ou bien veut-on un contenu plus pérenne ?
3. s’adresse-t-on aux étudiants ? aux enseignants ?
4. intègre-t-on les cours d’autres universités (problème politique !)
5. comment ma base de signets se positionne-t-elle par rapport aux bases nationales ?

Ce dernier point est intéressant : cela a-t-il encore un sens de créer une base de signets locale, alors qu’il y a déjà ceux de la BnF, ceux du Cerimes/Abes, ceux de tel ou tel Cadist ?

• Est-ce que je vais profiter du contenu de ces bases existantes pour enrichir la mienne (en reprenant leurs notices, ou presque) ?
• Est-ce que mes signets seront exclusivement du complément à ces bases ?
• Est-ce que je vais créer une rubrique de signets intitulée « Signets » et référençant ces bases ?
• Est-ce que je vais proposer un formulaire de recherche sur mon site vers l’une de ces bases ?
• Est-ce que je ne vais pas renoncer simplement à monter une base de signets ?
• Est-ce que je vais d’emblée choisir un outil de gestion de base de signets, qui me permettra de moissonner l’une ou l’autre de ces bases, pour proposer une recherche unique dans une vaste collection de signets où je n’aurai enrichi qu’une partie minime ? [cette question de l’outil sera l’objet du 4e billet]

2. La découverte de nouveaux sites

J’ai toujours eu le sentiment que trouver de nouveaux sites à signaler n’était jamais vraiment un problème : les collègues furetaient sur Internet, dans les revues de vulgarisation scientifique, etc. mais n’étaient jamais à court d’idée pour créer de nouvelles notices.

Eventuellement, ils étaient à court de temps parce que l’alimentation de la base n’était jamais définie comme une priorité.

En revanche il est plus difficile, quand on gère un certain nombre de signets, d’en conserver une vision cohérente pour lui donner un sens. C’est donc là-dessus que je me suis davantage penché.

J’avais tout de même donné trois critères complémentaires, pour éviter que l’alimentation de la base soit tout à fait le fruit du hasard des rencontres :

1. On peut enrichir la base en fonction des collections de la bibliothèque (utilisation du plan de classement)
2. On peut l’enrichir en fonction des programmes d’études (en allant chercher sur le site de l’université les sujets d’études ou les pôles sur lesquels elles veut mettre l’accent)
3. On peut l’enrichir en fonction de l’actualité (que propose ma bibliothèque en terme de signets sur l’épidémiologie en général, et la grippe porcine/mexicaine en particulier ?)

3. La couverture des collections

Revenons au cas de Jubil.

Quoique l’accès par sélection d’une discipline et/ou d’un type de site soit certainement très minoritaire pour l’utilisateur, elle permet de vérifier régulièrement que toutes les cases sont remplies :

Si nous avons défini une spécialité Biologie > Biologie moléculaire, celle-ci contient-elle des signets ?

1. Si non

• Dois-je remplir la « case » avec des signets, ou bien ce n’est pas pertinent (la rubrique restant pertinente pour les autres types de ressources ?
• Dois-je faire supprimer la spécialité (qui avait été définie a priori et se révèle non pertinente à l’usage) ? ou la regrouper avec une autre, sous une nouvelle appellation ?

2. Si oui

> Combien ? S’ils sont peu nombreux, faut-il

• trouver de nouveaux sites sur le sujet ?
• mieux indexer les signets existants (par exemple des sites plus vastes, portant sur plusieurs aspects de la biologie) ?
• décréter qu’il y a effectivement peu de sites sur ce sujet ?

> S’ils sont nombreux, faut-il

• en désindexer ?
• en supprimer ?
• estimer que tous les sites sont légitimement dans la base

Mais qu’est-ce que cette légitimité ?

Il ne suffit pas que le site soit intéressant, structuré, riche, mis à jour régulièrement. Il faut encore que le « correspondant Signets » le décrive en imaginant à quel profil d’internaute il s’adresse : étudiant, prof, chercheur ? débutant dans un domaine ? cherchant de l’actualité dans sa discipline ? etc.

Voyez cette recherche : je m’intéresse au tableau périodique des éléments (de Mendeleïev) pour avoir un site riche en contenus qui ne se satisfasse pas de m’en reproduire l’image brute.

Tableau périodique des éléments. Image Wikimedia

Jubil recense 6 signets : six sites référencés dans la base comme fournissant de la documentation autour de ce tableau.

En tant qu’utilisateur, je vois ces 6 sites, et je n’ai aucun moyen de savoir a priori

• pourquoi autant de sites, s’ils sont redondants, ont été référencés dans cette base ?
• lequel va le plus m’intéresser ?

Donc si on définit des doublons, non comme deux notices d’un même ouvrage, mais comme deux sites traitant de la même chose, il faut dédoublonner,

• soit en supprimer une des deux notices
• soit en explicitant la différence entre les deux sites, et pourquoi les deux méritent, à des titres différents, d’être dans cette base.

Ainsi, sur cette requête (recherche « Pubmed »), j’obtiens à la fois un lien vers Pubmed, ainsi que différents tutoriels dont la description me permet à peu près d’en saisir d’emblée les différences, et d’en déduire celui qui m’intéressera le plus.

4. Le désherbage

Il faut revoir périodiquement chacun des signets, et se reposer à chaque fois la question de la légimité de sa notice en l’état. La conclusion d’un tel examen peut être :

• sa confirmation telle quelle (le site n’a pas changé, donc sa description ne change pas) –> se demander d’ailleurs si un site qui ne bouge pas a sa place dans la base (ce peut être le cas : le CCFr, par exemple).
• sa mise à jour, en tenant compte à la fois du contenu du site lui-même (qui a changé depuis la dernière fois) et du contenu de la base de signets, qui a également changé. Car le signet apparaît toujours dans une liste de résultats, en contexte — et il est difficile mais indispensable de prévoir ce contexte : quelles recherches vont amener l’apparition de ce signet ? et si j’effectue cette recherche, quels seront les autres signets ?
• sa suppression –> éventuellement son remplacement par un nouveau site, plus légitime.

J’insiste beaucoup sur une question très prosaïque, très comptable, mais qui me semble indispensable : combien de signets suis-je capable de gérer ?

5. Définir un nombre de signets « idéal » pour ma base

Cela paraîtra peut-être ridicule à certains a priori, mais j’y tiens beaucoup :

• comme tout signet doit faire l’objet d’une révision régulière (ou toute la crédibilité de la base en pâtit)
• comme je dispose d’un temps limité chaque semaine pour gérer cette base

alors il est inconcevable que je définisse mon travail comme un simple enrichissement de la base. Et pour me donner à la fois les moyens de revenir sur les anciens signets + en créer de nouveaux, je ne doit pas dépasser une certaine masse critique.

Je vous propose la démarche suivante pour définir cette taille critique. Elle dépend de trois variables :

1. Quelle est la périodicité raisonnable pour revenir sur un signet ?
2. Combien de temps puis-je consacrer à la gestion de ma base chaque semaine ?
3. Combien de minutes je passe à revoir un signet existant (le site lui-même + la notice existante)

Dans mon exemple, on va dire que je considère qu’il faut revenir sur un signet tout les 4 mois [ce nombre dépendra de la nature des sites que vous indexez, et de votre base en général : voulez-vous faire des liens sur l’actualité, ou référencer seulement des organisations internationales ?]

Et imaginons que je puisse consacrer 1 heure / semaine à la gestion de ces signets.

Cette heure sera consacrée pour moitié à la reprise d’anciens signets, et pour moitié à la recherche et création de nouveaux signets¹. Donc je passe 30 minutes par semaine à revoir les signets existants.

Si j’ai besoin de 6 minutes par signet, je « révise » 5 signets par semaine.

Donc en quatre mois (4 mois = 16 semaines), j’aurai revu 5*16 = 80 signets

Comme il me faut revoir l’intégralité de ma base sur 4 mois, celle-ci ne doit pas excéder 80 signets.

Ce mode de calcul donne toujours des chiffres assez faibles : en effet nombreux sont ceux qui, dans leurs favoris (sur leur navigateur, sur Delicious ou ailleurs) ont plus de 80 signets. Mais il s’agit là d’une base qui a une autre visibilité que vos favoris.

L’expérience m’a montré que :

1. on n’arrive jamais à consacrer 1h/semaine à la gestion de la base
2. il faut plus de 6 minutes pour revoir un signet de manière satisfaisante

Donc en réalité il en faudrait moins que cela.

Conclusion

C’est tout ! Le prochain (billet 3/4) doit porter sur les outils nécessaires aux gestionnaires de la base pour pouvoir faire confortablement tout ce que je viens de décrire…

———————————

1. Notez au passage que cela implique d’avoir des notices comportant un champ « Modifié le … », ou de tenir à jour sous Excel la liste des signets mis à jour.